Tratamiento de datos personales
Saraluz S.A.S, Reconoce que la información personal es valiosa y adoptamos todas las medidas razonablemente necesarias conforme a las exigencias legales, con el fin de proteger dicha información y evitar su pérdida, adulteración, uso o acceso no autorizados mientras se encuentra en nuestro cuidado. Sin perjuicio de ello, el visitante debe ser consciente de que las medias de seguridad en Internet, no es infalible.
Generalidades
El presente documento establece las Políticas de Tratamiento de Datos Personales de la sociedad Saraluz S.A.S, (en adelante, la Sociedad), en cumplimiento de las disposiciones de la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, y en él se describen los mecanismos por medio de los cuales Saraluz S.A.S garantiza un manejo adecuado de los datos personales recolectados en sus bases de datos, con el fin de permitir a los titulares el ejercicio del derecho de Habeas Data.
Responsable
Saraluz S.A.S es una persona jurídica de derecho privado, domiciliada en Bogotá, con Nit. 860030857-3, cuyos datos de contacto son los siguientes:
Dirección: Carrera 13 N° 57-23
Teléfono: (1) 7428292
Correo electrónico: [email protected]
Definiciones
Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.
Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.
Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
Encargado: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.
Responsable: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.
Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.
Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
Principio de legalidad: El Tratamiento de datos personales es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en la ley y en las demás disposiciones que la desarrollen.
Principio de finalidad: El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular.
Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del Responsable del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.
Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la ley y la Constitución. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la ley.
Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la ley.
Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la ley y en los términos de la misma.
Contenido de las bases de datos
En las bases de datos de Saraluz S.A.S se almacena información general como nombre completo, número y tipo de identificación, género y datos de contacto (correo electrónico, dirección física, teléfono fijo y móvil).
Seguridad de los datos personales
Saraluz S.A.S incorpora varios procedimientos, sistemas y estándares físicos, electrónicos y administrativos para salvaguardar la confidencialidad de sus datos personales y proteger la información personal de pérdida, alteraciones o destrucción. El acceso a sus datos personales es restringido. Sólo a los empleados que necesitan acceder a sus datos personales para realizar un trabajo específico se les permite el acceso a los mismos. Adicionalmente, todos nuestros empleados entran conminados a respetar políticas de confidencialidad y seguridad de la información. Por último, los servidores donde Saraluz S.A.S almacena sus datos personales se mantienen en un ambiente seguro y cumplen con los estándares de seguridad.
Tratamiento
La información que consta en las bases de datos de la empresa es sometida a distintas formas de tratamiento, como recolección, intercambio, actualización, procesamiento, reproducción, compilación, almacenamiento, uso, sistematización y organización, todos ellos de forma parcial o total en cumplimiento de las finalidades aquí establecidas.
En cumplimiento de deberes legales, la sociedad podrá suministrar la información personal a entidades judiciales o administrativas.
Menores de edad
Saraluz S.A.S entiende la importancia de proteger a los menores de edad en especial en ambientes virtuales como Internet. Nuestro sitio no está dirigido a menores de edad, quienes no podrán registrarse y crear cuentas electrónicas, y sobre quienes no se podrá recoger o recibir información en ningún caso, garantizando así el cumplimiento de las exigencias legales.
Finalidad
La información recolectada por Saraluz S.A.S tiene como propósito:
- Permitir el adecuado desarrollo de su objeto como empresa dedicada al Comercio al por menor de prendas de vestir y sus accesorios (incluye artículos de piel) en establecimientos especializados, efectuando todas las gestiones administrativas, financieras y de mercadeo relacionadas directamente con el giro ordinario de negocio.
- Mantener informado a sus clientes, a través de cualquier medio, acerca de productos o servicios que Saraluz S.A.S ofrezca, llegue a ofrecer en el mercado, o los que sean ofrecidos por sus subsidiarias o aliados estratégicos.
- Informar al cliente, a través de cualquier medio, sobre las actividades publicitarias y/o promocionales de Saraluz S.A.S
- Utilizar mi información para que Saraluz S.A.S la transmita o transfiera, cuando sea requerido, por alguna entidad estatal tercero debidamente autorizado.
Utilizar mi información para que Saraluz S.A.S pueda realizar informes estadísticos.
Sus derechos y acciones para retirarse / correcciones
Es nuestra obligación proporcionarle los mecanismos adecuados con la finalidad de que usted pueda revisar su información personal y solicitar alguna de las siguientes acciones, si usted lo solicita.
De conformidad con lo previsto en el artículo 8 de la ley 1581 de 2012, los titulares podrán:
Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a la sociedad o a los Encargados. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
Solicitar prueba de la autorización otorgada a la Sociedad, salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de ley 1582 de 2012.
Ser informado por la Sociedad o el Encargado, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que la Sociedad o el Encargado han incurrido en conductas contrarias a la ley 1581 de 2012 y a la Constitución.
Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.
Obligaciones de SaraLuz S.A.S
Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la ley 1581 de 2012, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular.
Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
Garantizar que la información que se suministre al Encargado sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.
Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado.
Suministrar al Encargado, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la ley 1581 de 2012.
Exigir al Encargado en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.
Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la ley 1581 de 2012.
Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento ley 1581 de 2012 y en especial, para la atención de consultas y reclamos.
Informar al Encargado cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos.
Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
Persona o área responsable
Toda petición, queja o reclamo relacionado con el manejo de datos personales, en aplicación de lo previsto en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, deberá enviarse a:
CONTACTO
Sociedad: Saraluz S.A.S
Departamento: Bogotá D.C.
Dirección: Carrera 13 N° 57-23
Correo electrónico: [email protected]
Teléfono: (1) 7428292
Procedimientos de presentación y respuesta de consultas a quejas y reclamos
Los reclamos deberán ser formulados por escrito o por correo electrónico, de acuerdo a la información contenida en este documento, y deberán contener, al menos, la siguiente información:
- Identificación del Titular.
- Descripción de los hechos que dan lugar al reclamo.
- Dirección del titular.
- Documentación que se quiera presentar como prueba.
Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.
Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
Vigencia de la base de datos
Las Políticas de Tratamiento de Información Personal de Saraluz S.A.S estarán vigentes a partir del día (01) de Enero de 2014. Saraluz S.A.S se reserva el derecho a modificarlas, en los términos y con las limitaciones previstas en la ley. Las bases de datos administradas por la Sociedad se mantendrán indefinidamente, mientras desarrolle su objeto, y mientras sea necesario para asegurar el cumplimiento de obligaciones de carácter legal, particularmente laboral y contable, pero los datos podrán ser eliminados en cualquier momento a solicitud de su titular, en tanto esta solicitud no contraríe una obligación legal de Saraluz S.A.S o una obligación contenida en un contrato entre Saraluz S.A.S y El Titular
Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos.
Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
